小型企業的項目管理應用程序

前一段時間,我負責在我的組織的貨幣協會內完成的一項工作安排。其中一項業務被轉移到一家大型諮詢公司,該公司為該企業提供執行任務、調查和改進資產。我會一周又一周地與風險投資負責人舉行聚會,他們可靠地給了我“批准”,直到主要的關鍵成就被擊中。就在主力成果的七日延伸期越來越近的時候,他宣布成果必須潛行七日,才能保證有效傳送。接下來的一周過去了,這項工作再次滑倒了 7 天。這種情況又持續了兩週,並保證“我們毫無疑問會在一周後完成。” 我選擇在這項任務中進行一些爬行,以調查該企業的真正所在。事實證明,我們從傳達到當時晚了一個月的成就至少一個月。

顯然,我對經營這家企業的諮詢公司並不十分興奮。他們轉達了他們的一位重量級項目負責人來評估情況。在檢查了兩個小時後,他向我透露,該企業失敗了,不是因為他的協會做過或沒有做過的任何事情,而是因為我們作為客戶所做的事情導致了問題。顯然我基本上和他失去了它。那時,我和他一起完成了創業計劃,完成了每一項任務,並反复詢問他為什麼他的項目主管沒有處理任務的執行,以及為什麼我們在什麼時候開始獲得“批准”。事實上,這項事業已經嚴重下滑。在我調查之後,他說他會跟進並打我。我實際上是在暫停。

好吧,老鼠和男人最好的計劃經常會失敗。不管一個創業計劃看起來多麼美麗,協會大綱多麼清晰,或者周圍的危險和問題是多麼的表達,最好的企業執行一個非凡的安排是令人難以置信的。董事會執行力強意味著推動安排,作為重要的項目管理專業人員進行變革以解決意外問題,並消除阻礙有效完成的道路障礙。任務主管需要保持可預測性,以確保這些事情順利進行;它們不會在沒有其他人的情況下簡單地發生。為了更多地表達這一點,這裡有三個食譜供您記住:

安排+執行=項目成功

執行–計劃=隨機鞭打

安排 – 執行 = 精心打扮的慣性

根據我的經驗,我制定了六種策略,可以幫助您作為任務管理員更好地保證項目的成功。雖然這當然不是您可以做的所有事情的全面概述,但它具有一些特定區域,可以幫助阻止企業遭受破壞:

扼殺和擠壓“閃亮的物品”——首先,我們把閃閃發光的物品放在場景中怎麼樣;對我來說,一篇光鮮的文章對需要完成的工作並不重要,也不是時間敏感的。如果某些事情越過了您的工作區域,而這些事情以後應該可能不會影響您的工作,但卻阻礙了您正在做的事情,那麼,在我看來,這就是一個閃亮的項目。識別有光澤的物品和常規消防演習。與我的本質對比是應該及時進行消防演習,無論如何都會有一些重要且明確無誤的業務成果;而對於有光澤的物品,如果它沒有完成,就沒有實質性和實質性的商業成果。這是一個重要的獨特元素,因為據我所知,許多光面物品違規者認為他們閃閃發光的物品是火穿透和呼吸容易,因為他們在滅火時感受到了成就感,因此他們對消防演習做出反應。留意閃亮的物品,並在您的團隊偏離軌道之前將它們壓扁。

觀看“非工作計劃”任務——最近我與一個風險投資集團合作,該集團有一個非常公平的創業計劃,條件、資產和時間段都分散了。然而,問題在於,創業計劃接受了 100% 的資產集中,但只有大約 60% 的資產中心致力於風險計劃。剩下的 40% 被任務管理員所持有的日常議程所吞噬,儘管有工作計劃。因此,由於日間業務的計劃,該合資企業的時間表直接連續下滑了 40%。作為項目負責人,您有義務保證所有與風險投資相關的行動都反映在您的任務計劃中,並且您明確闡明了投入到任務中的時間資產水平。

在創建量表時要合理有力地思考——我曾使用過三種特定的角色類型來評估運動水平。主要角色類型是Ms. Reality。她對給定的任務安排進行了審視,並對完成這項工作的期望提出了一個合理而有力的假設。更重要的是,她以堅定不移的質量認真對待她的約會。隨後的角色類型是 Mr. Op T. Spiritualist。奧普先生可靠地低估了任務,並對完成工作給出了“如果每一位明星都調整”的預測。差事迅速完成到 90%,然後一直呆在那裡直到時間結束。第三種角色類型是Mr. Gloom N. Destruction。Gloom 先生經常給出最悲觀的情景指標,並且會像排骨上的烤醬一樣對可能性進行大量分析。神秘的成分(你能說我真的喜歡排骨嗎?)這裡是感知你工作的角色類型,並試圖用每種角色類型扼殺現實。毫無疑問,您會遇到一些阻力,尤其是來自 Gloom 先生,但除非您在評估中應用一些強有力的現實,否則您將難以獲得支持和上級將您視為一個站得住腳的企業管理者。

每週舉行一次狀態聚會——我非常熱衷於每週一次的狀態聚會和一周又一周的狀態報告,尤其是在高感知度項目上。事實上,我已經變成了堅定的捍衛者,在我的狀態會議上直接製作我的風險狀態報告(請參閱本文下部的狀態報告格式)。對此的關鍵是在狀態會議期間關注項目計劃的承諾、成就、危險和問題。我經歷了過多的狀態聚會,每個同事都在討論成就和努力與結果。目前,所有的同事都在全力以赴,這很好,但是當每個人都開始為自己的工作時間鼓掌而不知道如何計劃時,你手上的任務就變得虛弱了。讓狀態集會按時、危險和問題歸零,並保持異常平常。除非您願意按照時間表玩俄羅斯輪盤賭,否則盡量不要長時間不做這些事情。

揭露違規者——好吧,在我讓每個人力資源主管準備向我開槍之前,讓我澄清一下我的意思。在狀態收集中,我認為對於風險管理人員來說,期望那些不履行職責的項目同事向項目組披露他們沒有盡其應有的份額的原因是完全在限制範圍內的。我經常看到項目負責人保護遊手好閒的項目同事,或者不強迫他們澄清他們的活動(或總體上不作為)。風險投資團隊中的每個人都需要了解的是,該人沒有執行它的點,不僅是任務主管失望了;這是整個小組。當每個工作的同事都覺得對團隊的其他人負責,並且直截了當地覺得這個人讓團隊的其他人失望時,這個人必然會執行並滿足日期。這對於讓團隊進行表演非常可行,只需確保以尊重的方式完成即可。它與讓團體表演有關,而不是與刺穿某人的姿態有關。

安排任務時使用 1/1/1 準則——出色的執行始於非凡的準備。事實上,我們都看到過騎士精神的示範,一個任務組每週工作 90 小時,以便按時完成一項被誤導和安排好的冒險。儘管如此,沒有人喜歡在這種模式下工作。周圍安排好的風險投資必然會按計劃、按客戶假設和內部財務計劃、週期進行。良好安排的一個重要部分是利用我所說的工作分解結構衰減中的“1/1/1”規則,這意味著“一個可交付的,一個單獨的,多周的”。在事業計劃中推進到這種程度的詳細程度可以保證誰負責這項任務以及與差事相關的可交付成果應該是什麼。同樣地,通過利用多周跨度,您可以更好地保證任務將在一周後一周內完成狀態宣布週期。特別是,你會限制“完成 90%”的驚奇,因為最後 10% 完成。